Max Korn
Jemand ruft an und fragt, warum du auf seine Anfrage nicht antwortest. Du hast nie eine bekommen. Dabei steht das Kontaktformular seit Jahren auf deiner WordPress-Website. Warum kommen die Mails nicht an, und was hat SMTP damit zu tun?
Meist liegt es daran, dass WordPress die Mails gar nicht über dein Postfach verschickt. Standardmäßig übergibt WordPress jede Mail an den Webserver, und der reicht sie ohne Anmeldung an einem Mailserver weiter. Passt dann der Absender nicht zu deiner Domain oder fehlt die Authentifizierung, landen die Mails im Spam oder werden abgelehnt.
Für fast jede kleine Firmenwebsite sieht die Lösung gleich aus. Ein SMTP-Plugin verschickt die Mails über ein angemeldetes Postfach deiner Domain, der Absender liegt auf deiner Domain, und jede Anfrage wird zusätzlich in WordPress gespeichert.
Warum WordPress deine Mails nicht aus deinem Postfach schickt
Ein Kontaktformular schickt dir die Anfrage nicht aus deinem Postfach, sondern vom Webserver, auf dem deine Website liegt. WordPress reicht die Mail an die PHP-Funktion mail() weiter. Die übergibt sie an ein Mailprogramm auf dem Server. Für dessen Einrichtung ist laut WordPress-Handbuch der Serverbetreiber verantwortlich, bei den meisten Firmenwebsites also dein Hoster. An deinem Postfach meldet sich dabei niemand an.
Als Absender setzt WordPress laut Entwicklerdokumentation wordpress@ plus deine Domain ein, mit dem Namen „WordPress“. Plugins können diesen Absender ändern. Deshalb verschicken verschiedene Plugins auf derselben Website manchmal mit unterschiedlichen Absendern.
Heikler ist ein Formular, das die Adresse des Besuchers als Absender einträgt. Denk an eine Interessentin, die dir mit ihrer Yahoo-Adresse schreibt. Das Formular setzt diese Adresse als Absender, und dein Webserver verschickt eine Mail, die angeblich von Yahoo stammt. Laut Contact Form 7 können Mailserver so etwas als gefälschten Absender werten. Das Plugin empfiehlt deshalb eine Adresse deiner Domain als Absender und die Besucheradresse als Reply-To. An die geht dann deine Antwort.
Der dritte Punkt ist die Authentifizierung. Sie steckt in den DNS-Einstellungen deiner Domain. SPF ist dort die Liste der Server, die für deine Domain Mails verschicken dürfen.
DKIM hängt an jede Mail eine digitale Signatur, die der Empfänger mit einem Schlüssel in deinem DNS abgleicht. DMARC legt fest, was Empfänger mit Mails machen sollen, die diese Prüfungen nicht bestehen. Das WordPress-Handbuch nennt alle drei einen entscheidenden Schritt für die Zustellbarkeit.
So findest du raus, ob deine Formularmails betroffen sind
Für den Test brauchst du Zugriff auf die Formular-Einstellungen, eine Gmail-Adresse und eine Outlook-Adresse:
- Schick über dein Formular eine Testanfrage an die dort eingestellte Empfängeradresse, meist eine Adresse deiner Domain. Gib als Besucheradresse einmal eine Gmail-Adresse und einmal die Adresse eines anderen Anbieters an.
- Trag vorübergehend die Gmail- und die Outlook-Adresse als Empfänger ein oder ergänze sie als weitere Empfänger, falls dein Formular das erlaubt. Wiederhol dann die Testanfrage.
- Schau in jedem Postfach in den Posteingang und in den Spam-Ordner. Notier, welche Mail wo gelandet ist.
- Öffne die Testmail in Gmail und sieh dir die Absenderdetails an. Stehen dort „gesendet von“ oder „signiert von“ mit deiner Domain, ist die Mail authentifiziert. Ein Fragezeichen neben dem Absender bedeutet laut Gmail-Hilfe, dass sie es nicht ist. Am Computer zeigt dir „Original anzeigen“ zusätzlich die Ergebnisse für SPF und DKIM, dort sollte jeweils
PASSstehen. - Öffne die Mail-Einstellungen deines Formulars und notier, was im Absenderfeld (From) und im Reply-To steht.
Am Ergebnis siehst du, welches Problem du hast. Kommt in keinem Postfach etwas an, auch nicht im Spam, versendet die Website vermutlich gar nicht. Dann hilft dir ein Mail-Log beim Eingrenzen, ein Protokoll aller verschickten Mails. Kommt die Mail in einem Postfach an und im anderen nicht oder nur im Spam, dann wird sie zwar versendet, scheitert aber am Absender oder an der Authentifizierung. Um diesen Fall geht es hier.
Kommen alle Testmails im Posteingang an, ist die Technik in Ordnung. Bleiben die Anfragen trotzdem aus, liegt es an der Website selbst, nicht am Versand.
Drei Wege zum sicheren Versand und welcher zu dir passt
Zuerst zu den Anforderungen der großen Mailanbieter: Laut Gmail müssen alle Absender mindestens SPF oder DKIM nutzen, Stand September 2026. DMARC und eine zur Absenderadresse passende Domain verlangt Gmail zusätzlich erst von Absendern, die mehr als 5.000 Mails pro Tag an Gmail-Konten schicken.
Da liegt dein Kontaktformular weit drunter. Yahoo nennt für alle Absender dieselbe Mindestanforderung. Deine Formularmails brauchen also mindestens SPF oder DKIM. Sinnvoll ist, dass die Authentifizierung zu deiner eigenen Domain passt, auch wenn Gmail das von dir nicht verlangt.
Dafür brauchst du in WordPress ein SMTP-Plugin. Es meldet sich an einem Mailserver an und verschickt die Mail über ihn statt über den Webserver. Die Alternative ist ein Transaktionsmail-Dienst. Der verschickt Mails für Websites und wird über eine Schnittstelle angesprochen.
| Weg | Passt, wenn … | Worauf du achten musst |
|---|---|---|
| SMTP über dein Postfach beim Mailanbieter | dein Postfach liegt bei einem eigenen Mailanbieter, der die Anmeldung mit Adresse und Passwort erlaubt | Zugangsdaten liegen laut WP-Mail-SMTP-Doku im WordPress-Dashboard, das gilt dort als weniger sicher. Bei Outlook-Postfächern hat Microsoft die Anmeldung mit Benutzername und Passwort abgeschaltet. |
| SMTP-Server deines Hosters | dein Postfach liegt beim selben Hoster wie deine Website | die Regeln des Hosters für erlaubte Absender |
| Transaktionsmail-Dienst | die Passwort-Anmeldung nicht möglich ist oder dein Hoster SMTP-Ports blockiert, was laut WP-Mail-SMTP-Doku viele Hoster tun | deine Domain braucht DNS-Einträge, die den Dienst als Absender ausweisen |
Wie eine Hoster-Konfiguration aussieht, zeigt IONOS als Beispiel: Server smtp.ionos.de, Port 465 mit SSL oder alternativ 587, als Benutzername die vollständige Postfachadresse. Seit dem 29. Januar 2024 lässt IONOS als Absender nur noch Adressen derselben Domain wie das Postfach zu. Eine Einrichtung, die jahrelang lief, kann nach so einer Regeländerung auf einmal scheitern. Andere Hoster haben eigene Werte und Regeln.
Bei einer kleinen Firmenwebsite läuft es meist auf Weg eins oder zwei hinaus, je nachdem, wo dein Postfach liegt. Den Transaktionsmail-Dienst brauchst du nur in den Fällen aus der dritten Tabellenzeile.
Selbst einstellen oder abgeben?
Die Einstellungen im SMTP-Plugin und im Formular setzt du selbst. Achte dabei auf diese Punkte:
- Absender und Reply-To stehen so, wie oben beschrieben: eine Adresse deiner Domain im From, etwa
kontakt@deinedomain.de, die Besucheradresse im Reply-To. - In WP Mail SMTP ist „Force From Email“ aktiv, in anderen SMTP-Plugins die entsprechende Einstellung. Sie zwingt alle Plugins auf denselben Absender. Laut Doku können abweichende Absender dazu führen, dass Mails im Spam landen oder blockiert werden.
- Servername, Port und Verschlüsselung stimmen genau mit den Angaben deines Mailanbieters oder Hosters überein.
- Die Zugangsdaten gehören zu einem Postfach deiner Domain.
Lass jede Anfrage außerdem in WordPress speichern, egal über welchen Weg du versendest. So bleibt sie auch dann erhalten, wenn die Mail scheitert.
Contact Form 7 macht das selbst nicht. Das Plugin Flamingo sammelt die Einsendungen im WordPress-Backend. Andere Formular-Plugins bringen teils eine eigene Speicherung mit. Prüf dort, ob sie eingeschaltet ist.
Abgeben würde ich, sobald es um die DNS-Einstellungen deiner Domain oder um Serverregeln geht:
- SPF-, DKIM- oder DMARC-Einträge fehlen oder müssen geändert werden, etwa weil ein Versanddienst dazukommt.
- Ein DKIM-Schlüssel muss erzeugt und hinterlegt werden.
- SMTP scheitert, weil die Ports gesperrt sind oder dein Postfach keine Anmeldung mit Passwort zulässt, zum Beispiel bei Outlook.
- Mehrere Mail- oder SMTP-Plugins überschreiben sich gegenseitig.
- Mails landen nach der Umstellung weiter im Spam oder werden abgelehnt.
Für DNS-Einträge und Ports fragst du deinen Hoster, für Plugin-Konflikte und die Einrichtung des Versands deinen Webdesigner. Wenn du dafür niemanden hast, sprich mich gern an.
Fang mit den Testanfragen an, je eine an deine Domain-Adresse, an Gmail und an Outlook. Vergleich dann Absender und Reply-To deines Formulars mit den Werten oben. Und schalt die Speicherung der Anfragen ein, dann geht ab sofort keine mehr unbemerkt verloren.
