E-Mail mit eigener Domain für deine Firma einrichten

Deine Domain hast du, aber auf der Visitenkarte steht noch eine Gmail- oder GMX-Adresse. Jetzt soll eine E-Mail mit eigener Domain her, info@ oder dein Name vor dem @. Reicht dafür eine Weiterleitung auf dein altes Postfach?

Nein. Für eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain brauchst du ein echtes Postfach auf dieser Domain, keine Weiterleitung auf dein bisheriges Gmail- oder GMX-Konto. Brauchst du nur E-Mail, reicht das Postfach bei deinem Hoster oder bei einem Mailanbieter. Willst du Kalender, Dateien oder die gewohnte Gmail- bzw. Outlook-Oberfläche behalten, nimm Google Workspace oder Microsoft 365.

Warum eine Weiterleitung auf Gmail nicht mehr reicht

Eine Weiterleitung schickt Mails an info@deinedomain.de in dein altes Postfach. Damit ist nur der Eingang gelöst. Antwortest du von dort, steht deine alte Adresse als Absender drin, solange du nicht über die Domain versendest.

Weitergeleitete Mails haben außerdem ein technisches Problem. SPF ist ein Eintrag im DNS, der festlegt, welche Server Mails im Namen deiner Domain senden dürfen. Laut Google bestehen weitergeleitete Nachrichten die SPF-Prüfung häufig nicht.

Auch der verbreitete Umweg über „Senden als“ im privaten Gmail-Konto hat ein Ablaufdatum. Laut Google fallen in Gmail „Senden als“ für Adressen anderer Anbieter, Gmailify und der POP-Abruf weg. Einschränkungen gibt es ab dem dritten und vierten Quartal 2026, vollständig entfernt werden die Funktionen im Januar 2027. So steht es in Googles Ankündigung, Stand September 2026.

Google-Workspace-Konten sind laut Google nicht betroffen. Wer mit der Domain-Adresse in der Gmail-Oberfläche bleiben will, landet also bei Workspace. Als Alternativen nennt Google unter anderem Mailprogramme, die das Postfach per IMAP einbinden, und die Gmail-App. Bei IMAP bleiben die Mails auf dem Server deines Anbieters, das Programm zeigt sie nur an.

Welcher Anbieter zu dir passt

Option	Passt, wenn …	Preis (Stand 28.09.2026)	Abwägung
Postfach beim Hoster	Domain und Website dort liegen und du nur E-Mail brauchst	im eigenen Hostingpaket nachsehen	Anzahl der Postfächer und Speicher hängen vom Paket ab
Google Workspace	du mit Gmail, Kalender und Drive arbeitest	ab 6,80 € pro Nutzer und Monat (Starter), eigene Domain in allen Tarifen	Abrechnungsmodell und netto oder brutto vor der Buchung prüfen, Einführungsrabatte für Neukunden möglich
Microsoft 365 Business Basic	du mit Outlook und Office-Dateien arbeitest	laut Microsoft 7,28 € pro Benutzer und Monat im Monatsabo, zzgl. MwSt.	Kosten pro Benutzer; Datenspeicherung laut Microsoft in Deutschland
Spezialisierter Anbieter, z. B. mailbox.org	du Mail getrennt von Hosting und Office-Paket betreiben willst	Tarif Standard 4 € im Monat oder 3 € bei Jahreszahlung, inkl. USt.	eigene Domain erst ab Standard, der Tarif Light kann das nicht

Passt keine Zeile eindeutig, nimm das Postfach beim Hoster, sofern dein Paket Postfächer enthält. Ein spezialisierter Anbieter lohnt sich, wenn ein späterer Hosterwechsel deine Postfächer nicht berühren soll.

Sagen wir, eine selbstständige Physiotherapeutin hat ihre Domain beim Hoster und beantwortet per Mail vor allem Terminanfragen. Kalender und Abrechnung laufen über ihre Praxissoftware. Ein Office-Paket braucht sie nicht. Das Postfach im Hostingpaket reicht, sofern es genug Speicher bietet.

Die Einrichtung in der richtigen Reihenfolge

Die genauen Werte bekommst du von deinem Mailanbieter. Du trägst sie dort ein, wo deine Domain verwaltet wird, meist im Kundenbereich des Domain-Anbieters unter DNS. Fehlt dir der Zugang, klär zuerst, wem die Domain gehört und wie du die Zugänge übernimmst. Halt dich an diese Reihenfolge, sonst laufen zwischendurch Mails ins Leere:

1. Leg zuerst die Postfächer beim neuen Anbieter an. Bestätige die Domain mit dem Eintrag, den er vorgibt, bei mailbox.org etwa einem TXT-Eintrag. Microsoft nennt ausdrücklich, dass die Postfächer vor der MX-Umstellung stehen sollen.
2. Stell danach den MX-Eintrag um. Er sagt anderen Mailservern, wohin Mails an deine Domain gehen. Die alten MX-Einträge entfernst du, so gibt es auch Microsoft vor. mailbox.org verlangt zum Beispiel vier eigene MX-Einträge.
3. Setz genau einen SPF-Eintrag. Laut RFC 7208 darf eine Domain nicht mehrere SPF-Einträge haben, sonst endet die Prüfung mit dem Fehler „permerror“. Hat dein Website-Hoster schon einen SPF-Eintrag gesetzt, führst du die Werte darin zusammen, statt einen zweiten anzulegen. So beschreibt es auch Microsoft.
4. Aktiviere DKIM beim Anbieter und trag den angezeigten Eintrag ins DNS ein. DKIM ist eine digitale Signatur. Daran erkennen Empfänger, dass die Mail von deiner Domain stammt und unterwegs nicht verändert wurde.
5. Leg einen DMARC-Eintrag an, zum Start mit p=none. DMARC legt fest, was Empfänger mit Mails tun sollen, die die Prüfung per SPF und DKIM nicht bestehen. p=none heißt: vorerst nur beobachten, nichts abweisen.

Gmail verlangt von Absendern mit wenigen Mails formal nur SPF oder DKIM, DMARC wird erst ab 5.000 Mails pro Tag Pflicht. Für mehr E-Mail-Sicherheit genügen laut BSI aber oft wenige Schritte, etwa eine sorgfältigere Umsetzung von SPF, DKIM und DMARC. Richte deshalb alle drei ein.

Versenden weitere Dienste über deine Domain, etwa ein Newsletter-Tool, gehören sie mit in den einen SPF-Eintrag. SPF erlaubt aber höchstens zehn DNS-Abfragen. Wie dein Kontaktformular seine Mails verschickt, ist eine Sache für sich und bleibt hier draußen.

Deine alten Mails ziehen nicht automatisch mit um. Laut Microsoft bleiben sie beim bisherigen Anbieter, wenn du sie nicht migrierst.

So prüfst du, ob deine Mails ankommen

Schick von der neuen Adresse eine Testmail an ein externes Postfach, zum Beispiel an deine alte Gmail- oder GMX-Adresse, und antworte von dort. Kommen beide Mails an, funktionieren Versand und Empfang.

Lass dir dann beim Empfänger die Originalnachricht mit den Kopfzeilen anzeigen, dem Header. Da steht drin, wie die Prüfungen ausgegangen sind. Such nach spf=pass, dkim=pass und dmarc=pass. Steht dort fail oder permerror, stimmt ein Eintrag nicht.

Zusätzlich prüft das kostenlose Google-Tool Check MX die MX- und SPF-Einträge deiner Domain. Gibst du den DKIM-Selector ein, den Namen deines Signaturschlüssels aus den Angaben deines Anbieters, prüft es auch DKIM. Schlägt ein Test fehl, such zuerst nach einem doppelten SPF-Eintrag und nach übrig gebliebenen alten MX-Einträgen.

Lösch die alte Adresse nicht sofort. Lass sie eine Übergangszeit weiterlaufen. Richte im alten Postfach einen Hinweis oder eine Weiterleitung auf die neue Adresse ein und sag deinen wichtigsten Kontakten Bescheid. Stell auch deine Signatur um.

Such dir in der Tabelle die Option, die zu deiner Arbeitsweise passt, und richte sie in der Reihenfolge von oben ein. Dann die Testmail. Erst wenn alle drei Prüfungen „pass“ zeigen, kommt die neue Adresse auf Website, Rechnungen und Visitenkarten. Planst du ohnehin eine neue Website, kann ich die DNS-Einrichtung für deine Mails im Projekt mit übernehmen.