Max Korn
Du schickst ein Angebot und hörst tagelang nichts. Beim Nachfragen stellt sich heraus, dass deine Mail im Spamordner liegt. Oder der Kunde findet die Nachricht überhaupt nicht. Was musst du an deiner Firmenadresse ändern?
Nicht jede fehlende Mail hat dieselbe Ursache. Klär zuerst, ob ein Server die Nachricht abgelehnt hat oder ein Filter sie einsortiert hat. Danach prüfst du den tatsächlichen Versandweg und die Absenderprüfung an einer betroffenen Originalmail. SPF, DKIM und DMARC sollten sauber eingerichtet sein. Sie garantieren aber keine Zustellung im Posteingang.
Im Spam, abgelehnt oder bisher nicht gefunden?
Eine Mail im Spamordner wurde angenommen und anschließend entsprechend einsortiert. Eine Ablehnung liegt früher im Versandweg. Du bekommst dabei häufig eine automatische Rückmeldung, auch Bounce genannt. Steht die Nachricht weder im Posteingang noch im Spam, ist der Verlauf noch offen.
Ordne den konkreten Fall zu, bevor du Einstellungen änderst:
| Beobachtung | Was du als Nächstes brauchst |
|---|---|
| Du hast eine automatische Fehlermeldung erhalten. | Den vollständigen Fehlertext samt Statuscode und Zeitpunkt. |
| Der Empfänger findet die Mail im Spam. | Die Originalnachricht und den angezeigten Grund für die Einstufung. |
| Niemand findet die Nachricht und es gibt keine Rückmeldung. | Suche in weiteren Ordnern, Quarantäne und Versandprotokollen. |
Eine Quarantäne hält verdächtige Nachrichten beim empfangenden Anbieter zurück. Je nach Firmenkonto kann nur die zuständige Administration diese Nachrichten sehen. Auch eine Postfachregel kann Mails verschieben oder löschen.
Fehlt eine Rückmeldung, ist damit weder eine Zustellung noch eine Ablehnung bewiesen. Frage nach der genauen Empfängeradresse und lass nach Betreff und Versandzeit suchen. „Ist nicht angekommen“ ist der Beginn der Prüfung.
Halt Fehlertext und Versandweg fest
Über welchen Dienst ging die betroffene Mail raus? Eine Nachricht aus deinem Mailprogramm kann einen anderen Weg nehmen als eine Rechnung aus der Buchhaltungssoftware. Derselbe sichtbare Absender sagt darüber wenig aus.
Notiere die Absender- und Empfängeradresse, den Zeitpunkt und das verwendete Programm. Dazu kommen die letzten Änderungen am Postfach oder an der Domain. Für deinen Anbieter ist diese kleine Sammlung hilfreicher als mehrere erfolglose Testmails ohne Aufzeichnung.
Lies bei einer Rückmeldung den ganzen Fehlertext. Eine falsche Empfängeradresse, ein volles Postfach und eine abgelehnte Absenderprüfung verlangen unterschiedliche Korrekturen. Ein Statuscode allein ist oft zu allgemein. Der Server nennt im Text möglicherweise eine genauere Ursache.
Dieser Ratgeber behandelt einzelne Geschäftsmails. Wenn ausschließlich Mails aus deinem WordPress-Kontaktformular fehlen, prüfst du den Versand der Website gesondert. Bei Newslettern gehören zusätzlich Versandmenge und Abmeldefunktion in die Prüfung. Änderungen am normalen Postfach lösen diese Fälle nicht automatisch.
Prüfe die Absenderprüfung an der empfangenen Mail
Bei einer Firmenadresse mit eigener Domain gehören SPF, DKIM und DMARC zur Einrichtung. SPF prüft den sendenden Server für die technische Versanddomain. DKIM prüft eine digitale Signatur. DMARC gleicht die sichtbare Absenderdomain mit einer erfolgreich geprüften SPF- oder DKIM-Domain ab.
Ein DNS-Test zeigt die veröffentlichten Einstellungen. Er beweist noch nicht, dass die betroffene Nachricht tatsächlich über den erlaubten Dienst verschickt oder richtig signiert wurde. Dafür brauchst du die Originalmail beim Empfänger.
In Gmail öffnet der Empfänger am Computer die Nachricht und wählt im Menü neben „Antworten“ den Punkt Original anzeigen. Dort stehen die Ergebnisse der Prüfungen. Andere Anbieter bieten eine ähnliche Funktion unter „Nachrichtenquelle“ oder „Kopfzeilen“.
Achte auf die vom empfangenden Anbieter ermittelten Ergebnisse für spf, dkim und dmarc. Vertraue keiner beliebigen Zeile mit pass. Ein Absender kann selbst Kopfzeilen einfügen. Bei mehreren Einträgen muss dein Anbieter zuordnen, welche Prüfung vom zuständigen Empfangssystem stammt.
Ein dmarc=pass bedeutet, dass mindestens ein passender SPF- oder DKIM-Nachweis gelungen ist. Beide müssen dafür nicht gleichzeitig bestehen. Umgekehrt kann SPF oder DKIM für eine fremde Domain bestehen und DMARC trotzdem scheitern. Dieser Domain-Abgleich heißt Alignment.
Steht bei SPF fail oder permerror, lass den SPF-Eintrag prüfen. Bei DKIM-Fehlern prüft der Versanddienst die Signatur und die hinterlegten Schlüssel. Bei DMARC-Fehlern gehört zusätzlich der Abgleich der Domains dazu. Weitergeleitete Nachrichten brauchen eine gesonderte Betrachtung.
Auch korrekt geprüfte Mails können im Spam landen
Google erklärt ausdrücklich, dass Authentifizierung allein keine Zustellung garantiert. Filter berücksichtigen weitere Signale. Dazu gehören unter anderem der Ruf der Versanddomain und des Servers sowie Rückmeldungen von Empfängern. Mit dem Ruf ist gemeint, wie vertrauenswürdig ein Anbieter den bisherigen Versand einschätzt.
Bei gemeinsam genutzten Versandservern können auch andere Absender den Ruf der IP-Adresse beeinflussen. Eine IP-Adresse ist die technische Adresse des Servers. Ob dein konkreter Versand davon betroffen ist, muss dein Mailanbieter prüfen. Ein Treffer in irgendeiner öffentlichen Sperrliste beweist noch nicht, dass genau dieser Empfänger die Liste verwendet.
Sieh dir außerdem die betroffene Mail an. Sind Links und Absender nachvollziehbar? Besteht die Nachricht fast nur aus einem Bild? Passt der Anhang zur erwarteten Unterhaltung? Einzelne vermeintliche „Spamwörter“ wahllos auszutauschen ist keine verlässliche Diagnose.
Landet die Mail nur bei einem Kunden im Spam, lass dessen Filter und Postfachregeln prüfen. Der Kunde kann eine legitime Nachricht als „Kein Spam“ markieren. Eine solche Freigabe ersetzt die Fehlerprüfung nicht, wenn deine Mails auch bei anderen Empfängern betroffen sind.
Teste mit wenigen gezielten Nachrichten
Schick eine kurze, erwartete Testmail über denselben Versandweg an zwei externe Postfächer bei unterschiedlichen Anbietern. Halte fest, wo die Nachricht landet und wie die Absenderprüfungen ausfallen. Verwende keine vertraulichen Kundenunterlagen für den Test.
Vergleiche anschließend eine Fassung ohne Signaturbilder, Links und Anhang. Ändere jeweils nur einen Bestandteil. Wenn du gleichzeitig den Anbieter, die Signatur und den Text wechselst, weißt du bei einem besseren Ergebnis nicht, welcher Unterschied geholfen hat.
Besteht das Problem weiter, gib deinem Mailanbieter die Originalmail, den vollständigen Fehlertext und deine Testnotizen. Bei einem einzelnen betroffenen Firmenkonto braucht zusätzlich dessen Administration die Angaben. Bitte um Prüfung des konkreten Versandverlaufs. Ein Test im Posteingang zeigt nur, dass diese Nachricht bei diesem Empfänger angekommen ist.
